Ofte stillede spørgsmål

Pris og vilkår

Hvad koster det?

Ingenting. Der findes ikke et betalingslag i appen, ingen prøveperiode, intet betalingskort og ingen grænse for hvor mange medlemmer I er.

Hvad er så hagen?

At der ikke er en supportafdeling. Foreningens app laves af én person ved siden af andet arbejde, så I får svar, men ikke nødvendigvis samme dag. Til gengæld er jeres data ikke forretningsmodellen: ingen annoncer, intet videresalg, ingen sporing.

Kommer der betaling senere?

Måske, for noget af det. Sker det, bliver det sagt tydeligt og i god tid, ikke som en regning der pludselig lander. Jeres dokumenter kan I altid hente ned igen, men vær opmærksom på at der endnu ikke findes ét klik der pakker hele foreningen ned. Se Kan vi få vores data ud igen? længere nede.

Hvad hvis du holder op med at lave det?

Et rimeligt spørgsmål til et enkeltmandsprodukt, og I fortjener et ærligt svar frem for en garanti. Appen kører på almindelig PHP og en database hos en dansk udbyder, ikke på noget eksotisk, og jeres dokumenter ligger som helt almindelige filer, I kan hente ned når som helst. Planen ved en planlagt lukning er varsel i god tid og hjælp til at komme videre. Men ét menneske kan ikke garantere et varsel ved sygdom eller ulykke, og det ville være useriøst at påstå. Derfor: hent jeres vigtigste dokumenter ned en gang imellem, præcis som I ville gøre med enhver anden leverandør. Se hvem der står bag.

Kom i gang

Passer appen til vores foreningstype?

Den er bygget til boligforeninger: ejerforeninger, andelsboligforeninger, grundejerforeninger og kolonihaveforeninger. Typen styrer hvilke dokumentkategorier og hvilke frister I får foreslået, så en grundejerforening får vejaftaler og servitutter, hvor en ejerforening får elevatorservice. Der findes også "anden forening", men så mister I det meste af den automatik. Er I en klub uden enheder og fordelingstal, er det ikke appen her.

Hvor lang tid tager det at komme i gang?

Selve opsætningen tager få minutter: navn og foreningstype, invitér bestyrelsen, indtast regnskabsårets slutdato og de varsler jeres vedtægter kræver. Derefter lægger årshjulet selv årets frister ind. Det der tager tid er at få de gamle dokumenter samlet, og det arbejde kan I tage lidt ad gangen.

Kan I flytte vores nuværende data ind for os?

Nej. Der er ingen importfunktion, så dokumenter og medlemmer skal lægges ind i hånden. For de fleste foreninger er det en aften. Er I mange hundrede enheder, så skriv, inden I går i gang.

Hvordan inviterer vi medlemmerne?

I opretter medlemmet med navn og e-mail, og systemet giver jer en invitationskode, som I selv sender videre. Appen sender ikke mails. Det er et bevidst valg: så skal I ikke sætte mailserver op, foreningens medlemsliste havner ikke hos en mailudbyder, og koden kan gives videre på den måde I nu kommunikerer. Medlemmet vælger selv sin adgangskode.

Skal alle have en konto?

Kun dem der skal logge ind. Enheder og beboerhistorik kan føres på folk der aldrig får en konto, så I kan registrere hvem der bor hvor, uden at alle skal med.

Daglig brug

Hvad kan et menigt medlem se?

Der er to roller: administrator og medlem. Medlemmer ser foreningens væg, delte dokumenter, enheder og opgaver, og kan melde fejl og stemme. De kan ikke redigere foreningen, tilføje medlemmer eller se indstillinger.

Kan vi holde afstemninger?

Ja, til beslutninger mellem møderne: et spørgsmål, et par svarmuligheder, én stemme per medlem, live optælling, lukkes når fristen er ude.

Men vær opmærksom: afstemningen er ikke vægtet efter fordelingstal, og der er ikke fuldmagter. For en ejerforening betyder det, at den ikke kan bruges til en afstemning hvor vedtægterne kræver vægtning. Det er den næste større ting på listen. Tjek desuden jeres egne vedtægter, for de fleste normalvedtægter forudsætter at der stemmes på selve generalforsamlingen.

Får vi besked når der sker noget?

Ikke endnu. Der er ingen push-beskeder og ingen mailnotifikationer, så man ser nyt ved at åbne appen. Årshjulet og aftale-tjekket lægger opgaverne ind af sig selv, men de gør det når en administrator kigger forbi, ikke om natten.

Hvor store filer kan vi lægge op?

Op til 25 MB per fil. Dokumenter versioneres, så I altid ser den nyeste og stadig kan hente den gamle.

Er der en app til telefonen?

Nej, det er en hjemmeside, men den virker på en telefon. Der er ikke noget at installere og ingen opdateringer at holde styr på.

Hvad er en salgsmappe?

Skal en bolig sælges, samler I mæglerens papirer og deler ét link. Mægleren skal ikke have en konto. Linket kan sættes til at udløbe og kan trækkes tilbage igen, og det vises kun én gang for jer, så det ikke ligger og flyder.

Data og GDPR

Hvem er dataansvarlig?

Foreningen selv, for oplysningerne om jeres medlemmer. Vi er databehandler og behandler dem kun efter jeres instruks. Det betyder også, at en anmodning om indsigt eller sletning fra et medlem skal til jeres bestyrelse, ikke til os.

Skal vi selv skrive en privatlivspolitik?

Nej. Hver forening får en privatlivspolitik og en fortegnelse efter artikel 30 genereret ud fra det, foreningen faktisk bruger appen til. Bruger I ikke enheder, står de heller ikke i fortegnelsen.

Hvor ligger vores data?

Hos Simply.com A/S (webhotel og drift, Danmark), altså i Danmark. Der er ingen tredjeparter i almindelig brug, heller ikke skrifttyper eller statistik hentet udefra. Derfor er der heller ikke noget cookiebanner: der er én nødvendig cookie til jeres login, og vi sporer jer ikke.

Hvad sker der hvis et medlem beder om at blive slettet?

Medlemmet kan selv hente alt om sig selv og få sig slettet. Referater, beboerperioder og opgaver består, men navnet overskrives, så foreningens dokumentation og regnskab holder til en revisor. Private beskeder slettes derimod helt, for de er ikke foreningens dokumentation.

Kan vi få vores data ud igen?

Dokumenter kan hentes ned enkeltvis, og hver person kan hente sine egne oplysninger som en samlet fil. Der er endnu ikke et enkelt klik der pakker hele foreningen ned. Skal I flytte, så skriv, så finder vi ud af det. Det er noteret som noget der bør bygges.

Hvad hvis der sker et databrud?

Så starter vi uret og giver jer besked med det samme, sammen med en færdig tekst I kan sende til Datatilsynet. Fristen på 72 timer er foreningens, men det er os der opdager fejlen. Sådan gør vi.

Hvis noget går galt

Hvad hvis den der oprettede foreningen forsvinder?

Foreningen overdrages automatisk til en anden administrator, når en konto slettes. Derfor er det en god idé at være mindst to administratorer. Er der ingen medlemmer tilbage overhovedet, følger foreningen med kontoen ud.

Vi har glemt adgangskoden

Foreningens egen administrator kan hjælpe hurtigst. Er det administratoren selv der er låst ude, så skriv til os.

Vi har fundet en fejl

Skriv til kontakt@foreningens.app med hvad du gjorde, hvad du forventede, og hvad der skete. Adressen på siden hjælper meget. Ønsker til nye funktioner er lige så velkomne.